Tekstitaidot yhteisön voimavaraksi

Tekstit ovat toimintaa, eivät tuotteita tai välineitä. Kirjoittaja ja hänen yhteisönsä kohtaavat teksteissään lukijan, jolla on odotuksia, oletuksia ja vaatimuksiakin. Tekstityö on vuorovaikutusta ja palvelua. Palvelunsa laadusta tarkat yritykset ovat oivaltaneet henkilöstön tekstitaitojen tärkeyden. Ihan kaikki yritykset ja yhteisöt eivät ole vielä oivaltaneet.

Yllättävän harvoin julkisesti pohditaan hyvän kirjoitustaidon merkitystä ulkoisen ja sisäisen asiakastyön sujuvuudelle. Kirjoittaahan nyt osaa jokainen, ainakin jotenkin. Ja onhan kirjoittamista koulussa vuosikaudet opiskeltu. Koulussa opituilla tekstitaidoilla pitäisi sitten selviytyä vaativistakin tekstitöistä. Miksei hyviä tekstitaitoja laajemmin mielletä hyväksi palveluksi? Olen vuosikaudet ihmetellyt asiaintilaa ja vielä enemmän sitä, ettei toimeen ole useinkaan kovin aktiivisesti tartuttu.

Vanhat kirjoitusopit joutavat syyniin. Koulussa ammoin opittu ainekirjoittamisen työtapa ei asiantuntijayhteisöjen tekstitöissä pitkälle kanna. Kerralla valmista -mallin tilalle olisi syytä omaksua tekstilajilähtöinen prosessikirjoittamisen työtapa. Kun pitää tehdä tiedote, ei tehdä raporttia. Kun on kirjoitettava tiivistelmä, ei laadita artikkelia. Tekstityötä tulisi myös johtaa eikä jättää sitä yksittäisten työntekijöiden harteille. Tekstitaitoja on päivitettävä ja kartutettava ihan niin kuin muitakin taitoja. Kirjoituskoulutukselle on siis tarvetta. Ajoittaisia tekstitreenejä tarvitsee jokainen työssään kirjoittava.

Tekstitaitoinen kirjoittaja toimii harkitusti ja vaiheittain. Hän etenee ideoinnista luonnosteluun ja siitä muokkausten kautta viimeisteltyyn tekstiin. Prosessointi ei tarkoita nyhertämistä eikä tekstin hinkkaamista loputtomiin. Se tarkoittaa järkeistettyä työtapaa, jota soveltamalla kirjoittaja pyrkii laadukkaaseen tulokseen, julkaisukelpoiseen tekstiin.

Päivittämättömin tekstitaidoin tuotetaan toimimattomia tekstejä, jotka voivat pikemmin haitata kuin edistää kirjoittajan ja hänen edustamansa yhteisön asiaa. Rakennellaan sekavia tekstejä ja unohdetaan tekstilajin vaatimukset, kuten ne kirjoittajat, jotka suoltavat sähköpostiin pitkäpiimäisiä raportteja. Tai kirjoittaja, jonka laatimassa asiakastiedotteessa oli kappaleiden aloitusvirkkeet oli haaskattu lukijan kannalta toisarvoiseen, esimerkiksi mainintaan ”Teidän laskunne kuuluvat laskutuserään 6”. Siinäpä olennaista tietoa heti kärkeen ja hämmentyneen lukijan valistusta sitten kappaleen lopussa.

Joskus kirjoittaja jättää lukijan huomiotta, joskus taas tyystin hukkaa kirjallisen viestin palveluhenkisyyden. Palveluasenne oli jäänyt matkan varrelle siltä kirjoittajalta, jonka mielestä oli aivan turhaa kiittää asiakasta ja pahoitella ilmiselvää virhettä. Onpa kirjoittajia, joiden mielestä meilin alku- ja lopputervehdykset ovat jonninjoutavia. On myös kirjoittajia, jotka tuottavat samanlaista tekstiä printtiin ja verkkoon. He siis vähät välittävät julkaisukanavan ominaisuuksista.

Työyhteisön jäsenet voivat kuitenkin kohentaa tekstitaitojaan, jos esimiehet ja yritysjohto tarttuvat asiaan yhtenä johtamisen teemana. Tekstien tekeminen on suunnitelmallista ja tavoitteellista toimintaa, jota ei kannata harjoittaa sattumanvaraisesti. Tekstitaitoja voidaan parantaa ottamalla työyhteisön jäsenten kirjoitustaidot tietoisen kehittämisen ja johtamisen asiaksi.

Tekstitaitoinen kirjoittaja osaa tuottaa tekstejä tarpeen mukaan joutuisasti mutta aina harkitusti. Hän suhtautuu kirjoittamiseen asiantuntijan ottein ja haluaa saada teksteistään palautetta. Hän on valmis antamaan rakentavaa ja yksilöityä palautetta toisten teksteistä. Kirjoitustyötä johtamalla nämä asiat voidaan saada toimivalle tolalle.

Rikastavan näkökulman kirjoitustyön johtamiseen ja työtiimien kirjoittamiseen tarjoaa yhteisöllinen kirjoittaminen, tiimikirjoittaminen. Se tarkoittaa tekstien kirjoittamista vaiheittain ja yhdessä. Työskentely pohjustetaan kunnollisella toimintasuunnitelmalla ja vastuiden jaolla. Yhdysvaltalainen David A. McMurray käsittelee kirjassaan Power Tools for Technical Communication teknisten alojen asiantuntijoiden tiimikirjoittamisen haasteita.

Opiskelijat kokeilivat tiimikirjoittamista mediaviestinnän ja verkkoviestinnän kursseilla viime syksynä. Kurssilaiset suhtautuivat asiaan aluksi varovaisen uteliaasti, jotkut myös epäillen. Tulokset vaihtelivat: jotkut tiimityönä laaditut artikkelit olivat saumattomia kokonaisuuksia, ehyitä asiantuntijatekstejä, kun taas joukkoon mahtui jokunen rosoisempikin tuotos. Kirjoittajat luonnehtivat kokemusta ”myönteiseksi”, ”innostavaksi”, "hämmentäväksi”, ”erilaiseksi”, ”opettavaiseksi”. Tehtävä koettiin haasteelliseksi, valmiista tekstistä kun ei saanut eri kirjoittajien jäljiltä näkyä saumoja.

Kirjoitustiimin jäsenillä oli omat roolinsa, esimerkiksi tiedon hankkija, havainnollistaja-visualisti, tyyli- ja sävytaituri, kielenhuoltaja ja yhtenäistäjä. Tiimiläiset kirjoittivat omat tekstiversionsa ja muokkasivat niitä sitten yhdessä vaihe vaiheelta kohti valmista, yhteistä tuotosta. Tällaisen työn tuloksena syntyi siis artikkeli, mutta sitä voi soveltaa vaikkapa ohjeistukseen tai suunnitelmaan.

Tiimikirjoittamista on hauskaa opetella avoimissa oppimisympäristöissä yhteisiä, jaettuja tiedostoja ja verkkoalustan toimintoja, esim. wikiä ja blogia, käyttäen. Muun muassa Googlella on tekstien ryhmäprosessointiin soveltuva ohjelma GoogleDocs. Moodlessa on wiki-toiminto, ja blogin voi perustaa näppärästi esimerkiksi Bloggerissa tai Vuodatuksessa.

Työyhteisön jäsenten tekstitaitoja kohentamalla yritys tai yhteisö voi saavuttaa monenlaista hyötyä. Taitavasti laadituilla tiedotteilla voi lisätä tunnettuutta ja saada myönteistä julkisuutta. Selkeät intratekstit, esimerkiksi ohjeet ja tiedotteet, ymmärretään ja niiden mukaan osataan toimia oikein. Kohteliaat ja lukijan huomioon ottavat asiakasviestit auttavat ylläpitämään ja edistämään asiakassuhteita.

Tekstitaidot ovat osa ammattitaitoa ja asiantuntijuutta. Niitä on syytä säännöllisesti ajantasaistaa ja kartuttaa, sillä niillä tehdään tulosta ja vaikutetaan yhteisön imagoon. Ne ovat yksi keino tavoittaa asiakkaat ja muut yhteistyökumppanit sekä palvella heitä. Työyhteisön kirjoitustyötä kannattaa myös johtaa, jotta tekstitaidoista tulisi työyhteisön konkreettinen voimavara ja työyhteisöviestinnän arvostettu osa. Taitavien kirjoittajien teksteistä hyötyy koko yhteisö.

Mistä tunnistaa asiantuntijakirjoittajan, jollaisia menestyvä työyhteisö tarvitsee? Asiantuntijan kirjoitustyötä leimaavat ainakin nämä piirteet, kuten monissa kirjoittamisen oppaissa (esim. Lonka ym. Taitava kirjoittaja):

• Kirjoittaja suunnittelee tekstinsä ja kirjoittaa sitä vaiheittain.
• Teksti on lukijalähtöistä eli palvelee lukijaa ja tekee toiminnan tälle helpoksi.
• Kirjoittaja määrittelee tekstinsä tavoitteen ja pitää sen mielessään koko kirjoittamisen ajan.
• Kirjoittaja tuntee ja hallitsee tekstilajin. Hän ottaa huomioon myös julkaisukanavan vaatimukset.
• Teksti on kieliasultaan huoliteltua ja kielenhuollon normien mukaista.
• Kirjoittajalla on tilannetajua. Hän osaa sopeuttaa tekstiä koskevat valintansa viestintätilanteeseen.